Convênio atrasou o pagamento? Prazos, como acompanhar e o que fazer

Você atendeu, faturou, mandou a guia. "Cai em 30 dias", disseram quando você se credenciou. Já são cinquenta, e nada. Você liga, e a atendente pede um número de protocolo que você não anotou.

Glosa é o convênio pagar menos. Atraso é pagar tarde, quando paga. Os dois têm a mesma origem: você não tem, em lugar nenhum, o registro de quanto cada operadora te deve e desde quando. O que não está anotado não dá para cobrar.

O que a lei garante (e o que ela não garante)

Até 2014, a relação entre médico e convênio era informal: credenciamento sem contrato, prazo combinado de boca, reajuste que vinha quando vinha. A Lei nº 13.003/2014 acabou com isso e tornou obrigatório o contrato escrito entre operadora e prestador. A RN nº 363/2014 da ANS detalhou o que esse contrato precisa trazer: os valores, os critérios de reajuste e, no que interessa aqui, os prazos e os procedimentos de faturamento e pagamento.

O que a lei não faz é fixar um prazo máximo universal. Não existe "o convênio é obrigado a pagar em 30 dias" na legislação. O prazo é o do seu contrato. Por isso a primeira pergunta de qualquer cobrança é a mais simples possível: você tem o contrato em mãos e leu o prazo que assinou?

"30 dias a partir de quando?"

É aqui que o prazo engana. Ele conta da apresentação da conta (o protocolo de faturamento, no padrão TISS), e não da data em que você operou.

Entre operar e faturar pode passar uma semana; do protocolo até o fim do prazo, mais 30 a 90 dias. E a contagem recomeça quando uma guia volta por inconsistência e é reapresentada: a glosa administrativa que você nem percebeu acabou de empurrar o pagamento para o ciclo seguinte. Daí a importância da data e do número do protocolo. São eles que provam desde quando a operadora te deve. Sem isso, "está atrasado" é a sua palavra contra a dela.

Por que o atraso é invisível pro médico pessoa física

Hospital tem setor de faturamento que cobra atraso por ofício. Você, recebendo honorário como pessoa física, tem a memória. E memória não substitui controle de datas.

Tudo no processo dificulta o controle:

• O repasse chega em lote, semanas depois, somando procedimentos de datas e convênios diferentes.
• O extrato bancário diz quanto entrou. Nunca diz qual procedimento, de que data, de que operadora. Muito menos o que ainda não veio.
• Sem o registro do que você cobrou e de quando deveria cair, não existe "atrasado". Existe apenas a impressão de que o mês fechou abaixo do esperado.

A saída é ter o previsto ao lado do recebido: cada procedimento com seu valor e sua data, cada repasse conferido contra o que devia ter entrado. Dá para fazer numa planilha, ao custo de um controle manual que poucos sustentam mês após mês.

O que fazer quando atrasa

1. Ache o prazo no seu contrato. Sem ele, você não tem base para cobrar nada. Se nunca recebeu uma via, peça: é seu direito desde a Lei 13.003.
2. Cobre formalmente, com o protocolo. Com a data e o número da apresentação na mão, você cobra o vencimento de um prazo contratual, não um palpite de quando o dinheiro "devia" ter caído.
3. Registre reclamação na ANS. Pelo 0800-701-9656 ou em ans.gov.br. A reclamação gera protocolo, obriga a operadora a responder e entra no histórico que a agência usa na fiscalização.
4. Atraso crônico é decisão de negócio. Uma operadora que atrasa todo mês é um custo financeiro disfarçado. Renegociar o prazo ou se descredenciar é uma escolha legítima, mas que só dá para fazer com o número na frente: quanto essa operadora atrasa, comparada com as outras.

Este artigo é informativo e não substitui a orientação do seu contador ou advogado.

Como o MedFIN te dá o placar do "A Receber"

O MedFIN nasceu dentro do centro cirúrgico, e rastrear o dinheiro já ganho que ainda não caiu foi um dos primeiros motivos de existir do app.

1. Lance o procedimento com convênio e valor cobrado. Cirurgia, consulta ou exame, na hora, entre um paciente e outro. Procedimentos recorrentes ficam salvos para lançar em um toque.

2. Marque o recebimento quando o repasse cair. O que ainda não caiu fica como pendente: o seu "a receber" real, operadora por operadora.

3. Veja o pendente e o tempo médio até receber. A aba "A Receber" agrupa o que falta por convênio. O tempo médio até o pagamento mostra, em dias, quanto cada operadora costuma demorar. Com esse dado em mãos, a renegociação com a operadora mais lenta se apoia em fato, não em impressão.

4. Seja avisado quando uma cobrança foge do padrão. No MedFIN Pro, o app aprende o prazo médio de cada operadora e te avisa quando uma cobrança passa dessa média: "Cobrança Unimed atrasada" ou "5 cobranças da Unimed atrasadas, média 60 dias". O alerta chega agrupado por convênio, no máximo uma vez por semana, para você cobrar no tempo certo em vez de descobrir o atraso três meses depois.

O registro do que você tem a receber funciona no plano gratuito. O acompanhamento completo, com tempo médio por convênio, histórico e os alertas de cobrança atrasada, é parte do MedFIN Pro (R$ 29/mês ou R$ 259/ano, com 14 dias de teste grátis no plano anual).

E quando o convênio paga, mas paga menos do que devia, o problema não é atraso, é glosa: o tema do guia sobre glosa de convênio. Se a sua perda está no plantão e não no convênio, o guia sobre calote em plantão cobre o hospital que não paga.